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Libros OneStream

Entregue fácilmente paquetes de informes a sus usuarios, parte 1

Los libros de OneStream son una forma excelente de entregar paquetes de informes a sus usuarios. Puede crear un libro para entregar informes directamente en Excel o mediante PDF. Puede crear un libro que contenga una entidad con varios informes diferentes o un libro que contiene un informe que se repite utilizando varias entidades diferentes. En pocas palabras, hay mucha flexibilidad con los libros para cumplir con los requisitos de sus usuarios.

En este blog, analizaremos los aspectos básicos de la creación de un libro, incluida la organización de libros en carpetas, y demostraremos cómo crear un libro con una entidad para varios informes diferentes. Mi próximo blog será muestre cómo crear un libro con un informe que se repite para varias entidades diferentes.

Para crear un libro, seleccione Aplicación > Libros:

A continuación, seleccione Abrir libro y determine a qué carpeta pertenece mejor su nuevo libro; debe elegir Público si desea que otros puedan ejecutar el libro; si es para su propio uso, puede almacenarlo bajo su carpeta privada o “Usuarios”:
En nuestro ejemplo, no hay una carpeta adecuada en la que deseemos almacenar nuestro nuevo libro, por lo que crearemos una nueva carpeta. Para crear una nueva carpeta, haga clic en el icono de nueva carpeta:
En la ventana emergente, cree el nombre de la carpeta, agregue una descripción y haga clic en Aceptar:
Su nueva carpeta se mostrará inmediatamente en la lista de carpetas públicas (puede hacer lo mismo si crea una carpeta en su carpeta personal):
A continuación, haga clic en el icono de Nuevo libro para comenzar a crear su libro:
Puede parecer que necesita agregar un(os) parámetro(s) de entrada requerido(s); sin embargo, a menudo se deja en blanco y Determinar parámetros a partir del contenido se establece en Verdadero. Esto significa que los parámetros vendrán de las vistas de cubo utilizadas en el libro en lugar de definirlas en esta sección. Para libros muy grandes, puede experimentar un rendimiento mejorado al usar esta opción. No lo usaremos en nuestro ejemplo, pero recuerde para enumerar todos los nombres de parámetros requeridos aquí si elige usarlo.
Hay varios elementos que puede agregar a su libro. Para comenzar este proceso, haga clic en el icono Agregar elementos. En este ejemplo, estoy agregando una vista de cubo para exportar a Excel; para hacer esto, seleccione Agregar elemento de exportación de Excel:
    Después de agregar un elemento, hay tres secciones que debemos definir:
  • 1. Nombre: este no es el nombre exacto de la vista del cubo; es el nombre del informe extraído; este puede ser cualquier nombre que desee
  • 2. Informe de vista de cubo: este es el nombre completo del informe de vista de cubo; un menú desplegable está disponible para ayudarlo a ubicar el nombre exacto de la vista de cubo
  • 3. Nombre de salida: este es el nombre de la pestaña. Un parámetro utilizado en la vista de cubo se puede pasar al nombre de la pestaña como se ve a continuación:
    Después de agregar un elemento, hay tres secciones que debemos definir:
  • 1. Nombre: este no es el nombre exacto de la vista del cubo; es el nombre del informe extraído; este puede ser cualquier nombre que desee
  • 2. Informe de vista de cubo: este es el nombre completo del informe de vista de cubo; un menú desplegable está disponible para ayudarlo a ubicar el nombre exacto de la vista de cubo
  • 3. Nombre de salida: este es el nombre de la pestaña. Un parámetro utilizado en la vista de cubo se puede pasar al nombre de la pestaña como se ve a continuación:

Al considerar cómo nombrar su libro, debe hacerlo lo más descriptivo posible. El nombre del libro incluirá automáticamente la extensión .xfDoc.xxxBook donde xxx contiene el tipo de salida que desea exportar. En este caso, estamos guardando nuestro libro, por lo que la salida estará en Excel (la primera opción a continuación):

  • 1. Libro de Excel - use la extensión: xlBook Ejemplo: Cierre mensual - Entity.xfDoc.xlBook
  • 2. PDFBook - use la extensión: pdfBook Ejemplo: Cierre mensual - Entity.xfDoc.pdfBook
  • 3. Libro de archivos comprimidos: use la extensión: zipBook (esta salida se revisará en el próximo blog) Ejemplo: Cierre mensual - Entity.xfDoc.zipBook

Después de guardar el libro, es posible que desee proporcionar una descripción para sus usuarios y configurar los grupos de seguridad: Para agregar una descripción a su libro, seleccione el libro que desea actualizar, seguido de Editar icono:

Es posible que desee que el libro sea accesible para todos los usuarios; sin embargo, es posible que desee restringir quién puede editar (actualizar) el libro. El Grupo de Acceso y el Grupo de Mantenimiento son dos opciones diferentes:

Cuando termine de editar la información del libro, haga clic en Aceptar. Esto guardará las actualizaciones realizadas:

Verá la descripción actualizada y el grupo de mantenimiento:

Antes de agregar informes adicionales a nuestro libro, probémoslo para asegurarnos de que funciona como se espera. Para ejecutar el libro, ubíquelo en su carpeta Pública, haga clic en él una vez para resaltarlo y haga clic en Seleccionar Archivo:

Se le pedirá que confirme su selección:

Después de hacer clic en Aceptar, todos los parámetros utilizados en las vistas de cubo aparecerán en la ventana emergente. En nuestro ejemplo, tenemos un parámetro (Entidad). En este ejemplo, seleccionaremos la entidad Houston:

La salida se exportará y se abrirá en Excel:

Ahora que sabemos que nuestro libro está funcionando, agregaremos tres vistas de cubo adicionales a nuestro libro. Al hacer esto, nuestro libro producirá cuatro informes diferentes para la misma Entidad:

Cuando guardemos y ejecutemos el libro nuevamente, verá los cuatro informes como cuatro pestañas separadas en el mismo archivo:

Esto concluye nuestro primer blog de libros; Esté atento al próximo blog, que demostrará cómo crear un libro que produzca el mismo informe para varias entidades.

Sugerencia para solucionar problemas:

Cuando ejecuta su libro y aparecen varias ventanas emergentes, verifique las vistas de su cubo para asegurarse de que todas las vistas de cubo usen las mismas indicaciones. Por ejemplo, puede tener varias vistas de cubo en el libro usando su entidad de flujo de trabajo como solicitud, pero otras vistas de cubo utilizan una solicitud de entidad general en su lugar. En este caso, verá dos indicaciones de entidad:

Si esta es su intención, no es necesario cambiar, aunque es posible que desee actualizar uno de sus parámetros para aclarar el parámetro (por ejemplo, Seleccionar entidad de flujo de trabajo). De lo contrario, deberá revisar sus vistas de cubo para determinar qué vistas de cubo deben actualizarse, por lo que al final, solo tiene una solicitud de entidad.

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